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四川省电力行业协会档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了确保行协应归档的文件材料齐全、完整、规范,根据《中华人民共和国档案法》和《中电联本部档案立卷归档制度》制定本办法。
第二条 各部门(包括领导人)在工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的文件材料,均应归档。个人不得私自保存。
第三条 文书立卷工作的原则是:遵循文件材料的形成规律,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,使组成的案卷既能准确、系统地反映行协的主要业务工作活动的历史面貌,又便于保管和利用。
第二章 文书立卷工作的组织与任务
第四条 文书立卷工作是文书处理部门的一项任务。行协本部文书立卷由理事会工作部以及各部门的负责人员负责。
第五条 理事会工作部负责对立卷的业务工作进行指导,监督和检查。
第六条 各部门工作人员对经办的文件都负有把文件保存完整,收集齐全,协助本部文书人员做好文件归档的责任。
第七条 文书人员立卷归档的职责:
(一)了解本部门的职责分工和业务活动,编制修订每年的案卷类目,认真做好平时立卷工作。
(二)及时收集办理完毕的文件材料,按期完成立卷归档工作,文件归档不齐全时,必须及时补充。
(三)注意帐外文件材料的收集整理归档(即不编文号的文件材料,如工作计划、总结、出国考察报告、出差报告、调研报告、审计项目和纪检检察案件材料、各类统计报表、名册、合同、协议和重要会议或活动的照片、录音、录像等)。
(四)注意文件材料的保密安全。
第八条 各部门干部调离工作时,必须将其经办或暂存的应归档的文件材料移交给文书人员,不得擅自带走。
第三章 立卷范围的划分
第九条 由各部门产生或主办的文件,原则上由理事会工作部立卷归档。
第十条 凡属下列类型的文件材料,应按以下规定立卷归档:
(一)会员代表大会、理事会、常务理事会、理事长办公会等会议的决议、纪要、记录等由理事会工作部负责立卷归档;
(二)大事记、年鉴由理事会工作部立卷归档;
(三)协会领导在工作活动中形成的属于立卷归档范围的文件,由理事会工作部负责立卷归档;
(四)各部门召开的专业会议文件材料由主办部门立卷归档;
(五)中电联、经贸委、电力公司等的文件由理事会工作部立卷归档;其它有针对性的文件由各部门立卷归档;
(六)本协会代上级拟稿的文件,由主办单位立卷归档;
(七)行协与其它单位的联合发文,原稿由主办单位立卷归档,非主办单位存副本;
(八)两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档。
第四章 文书立卷程序
第十一条 文书立卷就是对应归档的文件进行分类、组合和编目,使其成为一个有机的整体。
(一)分类
由文书部门或业务部门在年初根据近两年本部工作活动的规律,文件归档情况和本年度的工作计划,制订或修订出本年度可能形成的文件归档的案卷类目,根据案卷类目做好平时文件的收集、分类工作。 案卷类目,以条款的形式写成,每个条款都应根据组卷的要求与方法概括写出所包括的一组文件的作者、问题与名称等,并注明保管期限,一个条款是年终将要形成的一个案卷的卷标题。编制案卷类目,可按以下特征进行分类:
1、按年度分类。将文件按其形成或针对的年度分开;
2、按级别分类。将文件按其作者之间的关系分成上级、本级、下级。对有密切联系的文件,如上级的批复,下级的请示等应与本级文件放在一起;
3、按机构分类。将文件按其产生或承办部门分开;
4、按问题分类。将文件按其内容所反映的问题分开;
5、将文件按不同的保管期限分开。
(二)组合
将经过分类的文件,按一定形式组合起来。
1、组合的基本要求
组合应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密分级适当,问题单一,类型鲜明,年代不混,保管期限准确。
2、组合的基本方法
①各部门在管理和业务活动中形成的各种业务文件,调研材料、制度、条例、法规等,一般按单一问题组合。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件、多种文字形成的同一文件应组合在一起,不得分开。文电应合一立卷。
②会议文件,根据文件多少,可以一会一卷或数会一卷,文件多时也可一会数卷。
③统计、报表、名册等文件,一般同一种格式、名称或同一地区的组一卷(或数卷);文件特别少时,也可几种格式或几个地区的组一卷。
④工作计划、总结等文件,一般可按作者或名称组合。
⑤案件材料,可一案一卷或一案数卷。
⑥会员单位信件,可按来信所反映的问题或信件作者及信件的处理形式组合。
⑦科研、生产、建设管理工作所形成的图表和说明材料,可一个项目一卷或数卷。
⑧简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。
⑨理事会、常务理事会、本部办公会等会议记录按年度组卷。
⑩大事记、年鉴,一年一卷或一年数卷。
3、跨年度文件的处理
①连续办理一年以上的案件(系指一件事),在结案年代立卷归档;
②跨年度的计划,放在针对的第一年立卷;
③跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;
④跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;
⑤援外项目的文件,可根据任务大小按阶段立卷归档,也可以等项目结束后一起立卷归档(但必须做好平时文件的收集,保证归档时文件材料的齐全完整)。
(三)编目
将经过组合以后的文件进行系统排列,并将其固定下来。
1、卷内文件的排列
卷内文件材料应区别不同情况排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转发件在前,原件在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;案件材料中结论性材料在前,依据性材料在后,其它文件材料依其形成规律或特点排列。
2、卷内文件编号
卷内文件应按排列顺序依次编写页号。编号时,一律用铅笔在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角编写页号。卷内如有铅印的规程规范等已有编号的小册子,可按一页编号;图表和声象材料等也应在装具上或在其背面逐件编号。
3、填写卷内文件目录
卷内文件目录由顺序号、作者、文号、日期、文件内容摘要、页号、备注组成。以上各项内容在立卷时均应用钢笔写清楚,一式两份,一份随案卷装订,另一份(可以是复印件)随案卷目录移交档案部门。
①顺序号:依卷内文件排列的先后顺序填写的序号,一般一份文件编一个序号;
②作者:即文件的制发机关。可写通用的简称,如省电力行协或省电力行协XX部。
③文号:文件制发机关的发文字号。
④日期:文件的制发日期。没有日期的文件,应考证清楚后填写。
⑤文件内容提要:即文件标题。一般照实抄录,原文没有标题或标题过于简单不能反映文件内容的,可自拟标题,外加方括号进行标注。
⑥页号:卷内文件所在之页的编号。填写每份文件的首页号和最后一份文件的起止页号。
⑦备注:填写对卷内文件情况和变化所作的必要说明。
4、编制卷内备考表
备考表由卷内有关情况说明、立卷人、立卷时间等组成。
①卷内有关情况说明。填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
②立卷入。完成立卷后,由责任立卷者签名。
③立卷时间。填写完成立卷的日期。
5、拟写案卷标题
案卷标题一般由作者、问题、文件名称(文种)组成。标题应简练、概括、准确,最多不超过四十个宇。现行文书部门在乎时立卷时如编制了案卷类目,即可按其组卷,而不必另行拟写。
6、案卷的装订
每年案卷均要用线绳进行装订。案卷的厚度一般不宜超过两公分。装订后的案卷要整齐,无掉页、倒页、压字等现象。
7、编写归档号
将装订好的案卷按其重要程度和保管期限进行分类排列,问题相同或相近的案卷应排列在一起,依次编写归档卷号(永久和长期的编一个流水号,永久在前,长期在后;短期卷编一个流水号)。
8、填写案卷封面
案卷封面由全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号、档号组成。其中除类目名称、全宗号、档号及卷脊中的各项内容由档案部门负责填写外,其它内容一律由文书部门负责填写。填写案卷封面时必须用钢笔或毛笔书写,字迹要清楚、工整。
①案卷题名,即卷标题。书写在“案卷题名”后的横线上。
②时间。填写卷内文件产生的最早日期和最晚日期。
③保管期限。填写立卷时应划定保管期限。
④件与页。“件”指卷内文件的总件数,以卷内文件目录上编写的顺序号为准。“页”指该卷的总页数。
⑤归档号。即该卷的卷号。
9、编制案卷目录
将已编好的案卷按照排好的顺序(永久和长期一个顺序,短期一个顺序)分别登人案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容逐卷逐项详细登录。
案卷目录要一式两份,一份留文书处理部门备查,一份随案卷移交档案部门。
第五章 案卷的移交
第十二条 各部门应于每年的上半年向理事会工作部移交上一年的归档案卷,并履行移交手续。财务报表等财会档案可再延长一年。理事会等重要办公会议记录可适当延长,但最多不超过两年。
第六章 附 则
第十三条 本制度从发布之日起实行。
第十四条 本制度由理事会工作部负责解释。



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